Kwantic vous dit tout sur Odoo, le logiciel d’ERP open source

Le monde des logiciels de gestion d’entreprise, autrement appelé “ERP” et signifiant “Enterprise Resource Planning”, ne livre pas facilement ses secrets auprès de ses utilisateurs. En effet, difficile de comprendre le lexique si particulier de ces solutions informatiques extrêmement élaborées, pouvant couvrir et lier en temps réel la gestion de tous les pôles d’une entreprise. Même un développeur expérimenté peut parfois s’y perdre, car il existe énormément de logiciels, modules, extensions parfois nécessaires à la création d’ERP. Alors en tant qu’entreprise et client, quelle serait pour vous la solution la plus fiable et adaptée qui changerait de manière immédiate et conséquente l’organisation et la fluidité de votre entité ?  Par expérience d’agence web et en connaissance de cause, nous pensons détenir la réponse. Et notre avis se porterait sur : Odoo. Alors, quelles sont les particularités de ce logiciel de gestion gravissant les échelons du succès pour en devenir aujourd’hui leader, et pourquoi est-il si prisé par notre équipe technique dans l’élaboration d’un projet client ?

L’ERP, atout majeur des entreprises

Un ERP open source défini dans la globalité

Avant de définir les spécificités d’Odoo et de donner les raisons pour lesquelles nous souhaitons le mettre en avant, il s’agira dans un premier temps de définir plus concrètement ce qu’est un erp ainsi que la manière dont il peut intervenir dans les entreprises. “Entreprise Ressource Planning” se traduit par Progiciel de gestion intégré en français (PGI pour les intimes), et fait référence aux actions de gérer et de suivre quotidiennement l’ensemble des informations et des services opérationnels de votre société. Mais alors, que signifie “open source” ? Open source, c’est le fait qu’un logiciel ait un code qui soit accessible, modifiable, étudiable et transférable par tous, ce qui lui permet d’être mis à jour et sans cesse amélioré par une communauté. Cependant, cela ne veut pas dire qu’un code est maîtrisable par toute personne comme vous et moi, en effet, le développement d’un ERP nécessite des compétences parfois extrêmement techniques qui relèvent des qualifications des développeurs (intégrateurs). La communauté est donc l’ensemble des personnes qui développent et utilisent le logiciel en question. L’open source permet au logiciel d'être constamment perfectible contrairement à un logiciel prioritaire, le rendant ainsi de plus en plus performant et engageant donc sa prospérité et sa pérennité. 

Le mode SaaS, axé sur l’externalisation

Pour créer un ERP, une agence web doit passer par un éditeur de logiciels, c'est-à-dire par l’entité qui a conçu, développé et commercialisé sous forme de solution packagée ou intégrée des progiciels. Cela lui permet de développer à son tour des ERP à partir de cette solution de base. L’ERP peut être proposé en mode SaaS, soit “Software as a Service”. En d’autres termes, le mode SaaS permet aux utilisateurs (entreprises clientes qui ont sollicité l’acquisition d’un erp) de pouvoir accéder à leur logiciel mis à disposition par un fournisseur sur le web, sans avoir à le télécharger sur leur ordinateur. En ce sens, le client n’a pas à se soucier des mises à jour ainsi que des problèmes liés à la maintenance, puisque c’est le fournisseur qui s’en charge. De plus, il le dispense de tout investissement dans une quelconque licence. Enfin, les données internes sont stockées chez les prestataires ce qui couvre le client en cas de potentielle menace de piratage ou sinistre. L’ERP en SaaS est donc pour votre entreprise une solution évolutive vous permettant d’accéder à différents modules selon vos besoins, mais sans obligation de licence, à un prix généralement compétitif en tenant compte de sa valeur ajoutée. Il peut cependant exister des exceptions, et il peut parfois arriver qu’une entreprise dépense plus d’argent avec un solution SaaS à cause de l’utilisation d’un grand nombre de modules, qu’avec l’acquisition de logiciels mais cela reste rare.

ERP et CRM, quelles différences ?

Après vous avoir donné la définition d’un ERP, ne trouvez-vous pas que cela se rapproche quand même grandement du CRM, alors quelle est la différence ? Le CRM, de son nom “Customer Relationship management”, est un logiciel permettant la gestion de la relation client. Ses fonctionnalités principales résident dans la gestion des contacts / clients / prospects avec un suivi détaillé, la prise de rendez-vous ainsi que l’analyse des performances commerciales via un tableau de bord. En ce sens, il permet la centralisation des données se référant à l’intégralité du processus clientèle, de la prospection au suivi client. Ce qui le différencie donc de l’ERP, c’est qu’il ne gère que ce pôle-ci, alors que l’ERP peut couvrir l’ensemble des pôles d’une entreprise, l’intégralité des processus métier. La question que vous devez vous poser maintenant est : Mais alors,  le CRM ne serait-il pas l’un des modules de l’ERP ?  C’est effectivement une manière d'interpréter les choses puisque l’ERP peut couvrir les fonctionnalités d’un CRM. En ce sens, si vous souhaitez acquérir un ERP et que vous disposez d’un CRM, il sera préférable d’opter pour un support évolutif regroupant toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin, tant au niveau ERP que CRM. Pour cause, relier ces deux logiciels demande des compétences techniques rigoureuses ainsi qu’un investissement de temps et d’argent conséquent.

Odoo, première double licorne informatique Wallonne

De l'ambition à l'excellence

Odoo, comme énoncé précédemment, est un progiciel open source extrêmement polyvalent, voire à l’heure actuelle le plus polyvalent du marché. Sorti en 2004 sous le nom de TinyERP puis OpenERP, sa personnalisation s’effectue à l’aide de ses très nombreux modules et permet ainsi d’aboutir sur une interface parfaitement adaptée à chaque entreprise en tenant compte de ses spécificités. Vous pouvez accéder à sa version en ligne depuis un serveur web mais il est également possible de télécharger le programme entier sur votre PC. Cependant, il ne sera pas possible de configurer vous même ce logiciel, et même depuis le serveur vous devrez faire appel à quelqu’un d’expérimenter pour le programmer efficacement et que l’intégralité de vos données puissent être correctement suivies, son intégration nécessitant un avis d’expert et des compétences assez techniques. 

En dehors de son large éventail de modules, Odoo offre à son utilisateur une expérience intuitive et conviviale sur une plateforme web mais également à travers une application mobile. Ce progiciel est doté d’une interface disponible sur tous les supports munis d’un navigateur (ordinateur, tablette, smartphone), autrement appelé “responsive design”. Il est également très flexible et de nouveaux modules peuvent être intégrés suivant chaque changement et besoin au sein de votre entreprise, afin de pouvoir répondre en temps réel à votre évolution. Enfin, Odoo vous permet de recevoir rapidement vos paiements grâce à la configuration des suivis. 

Il est également possible de concevoir un site web avec Odoo pour le front end, mais malgré son code open source et selon notre avis d’agence web, il est préférable de passer par un autre CMS (content management system) pour l’élaboration de son site. En effet, les intégrateurs ERP Odoo se font déjà rares, et ceux qui se spécialisent dans le développement de sites internet sous Odoo le sont encore plus. Pour cette requête, nous recommandons plutôt le développement sous Prestashop, WooCommerce ou Symfony, bien plus courants et dont les développeurs sont plus disponibles en cas de litige.

Un développeur maîtrisant cet outil de pointe ainsi que le code qui lui est associé a de beaux jours devant lui. Effectivement, les agences web proposant cette expertise ne courent pas les rues du fait de la complexité de développement de l’ancien OpenERP. En effet les enjeux pour les équipes de développement sont de garantir au client une version stable, sans bug, fluide et cohérente avec la spécificité de leur entreprise et relève d’une réflexion intense. Cependant, une fois le processus de réflexion lancé et une personne experte affectée à la tâche, le résultat donne lieu à une solution optimisant considérablement la gestion d’une entreprise. Odoo peut donc générer un retour sur investissement conséquent si vous vous adressez à une équipe stratégique, élaborant soigneusement votre projet en tenant compte de vos spécificités, et disposant d’un développeur hautement qualifié. Odoo propose également un essai gratuit en ligne où l'on peut voir l’intégralité des thématiques de ses modules afin de se faire une idée. 

Odoo communautaire vs Odoo entreprise

Il existe deux moyens de se procurer un ERP Odoo. En open source avec Odoo Community, et en licence avec Odoo Enterprise. Alors, quelles sont les différences entre ces deux versions ? L’édition communautaire contient moins de fonctionnalités que l’édition entreprise. Cependant, complétée par des modules complémentaires ainsi que des modules de l’app, les deux solutions arrivent à répondre aux mêmes besoins clients. Une version extrêmement poussée est d’ailleurs sortie dans l’édition entreprise : Odoo.sh . Une plateforme Cloud destinée aux entreprises qui souhaitent se lancer, avec des fonctionnalités de première nécessité. Ce cloud pourra aboutir par la suite au développement d’un ERP si l'entité le décide. Cette thématique ayant besoin d’être affinée, elle fera l’objet d’un prochain article.

Un module Odoo adapté à chaque besoin spécifique

Cette solution packagée couvre un large panel d’applications permettant de répondre à un maximum de besoins d’entreprise et au plus près de leurs spécificités. En effet, sa communauté excédant 20000 personnes à travers le monde et étant toujours plus florissante, livre sans cesse de nouvelles applications dans le seul et unique but de trouver une solution au plus proche des problématiques individuelles en entreprise. 

Cette interface de création d’ERP soit “Enterprise Resource Planning”, s'immerge dans les domaines de la finance, de la comptabilité, des ressources humaines, de la vente, du marketing, de la gestion des stocks, de la productivité, du management de projet ainsi que la gestion de la relation client. Des applications conçues pour être assemblées en synergie sur ces différentes thématiques et permettant de concevoir ainsi une solution extrêmement perfectionnée.

Odoo pour s’assurer d’une comptabilité efficace

Côté finance et comptabilité, les différents modules peuvent vous permettre de créer et envoyer des factures tout en vous donnant la possibilité de recevoir vos paiements en ligne. La configuration d’un module spécifique vous permettra d'envoyer des rappels pour les paiements et d’en automatiser leur suivi. Une aubaine pour un grand nombre d’entreprises qui n'arrivent pas à se consacrer efficacement à l’analyse de leur paiements, généralement par manque de temps, de données ou d’organisation. De plus, le processus de facturation devient d’une simplicité évidente car Odoo permet de générer automatiquement une facture à partir d’un bon de commande, d’un bon de livraison. La facturation électronique apporte un gain de temps providentiel à ceux qui considèrent l’édition de factures comme une perte de temps indéniable. Il est également possible de soumettre des notes de frais, d’en examiner leur registre, de suivre ainsi les dépenses des équipes et d'obtenir une vue d’ensemble de ces notes, de manière globale comme détaillée. Enfin, les spécificités d’Odoo offrent la possibilité de créer très simplement et rapidement des rapports (bénéfices, bilans, trésorerie), de les analyser et d’en comparer aisément les données, ainsi que d’en obtenir les statistiques. 

Un outil de centralisation au service des Ressources Humaines

Un ERP conçu avec les applications d’Odoo permettra aux ressources humaines de votre entreprise de superviser l’intégralité des informations importantes. Vous pourrez également gérer la diffusion ou non de certaines informations pouvant être considérées comme “sensibles”, et déterminer ainsi “quoi doit être envoyé à qui”. La partie RH pourra couvrir un nombre considérable d’aspects tels que les absences des salariés, le suivi des heures de travail, la planification des journées et la gestion du temps, la prévision des besoins et ressources pour une meilleure performance projet, et bien d’autres encore. Odoo apporte une véritable visibilité des fluctuations de vos différentes équipes et pôles, et facilite grandement les tâches de travail des RH qui peuvent ainsi se consacrer à d’autres tâches importantes. Contrairement à des solutions RH proposées par d’autres éditeurs et généralement dédiées uniquement à la branche des ressources humaines, Odoo offre une visibilité maximale sur l’intégralité des opérations de l’entreprise, permettant aux responsables d’avoir une vision globale facilitant l’analyse et la prise de décision. Les solutions RH peuvent avoir un prix trop excessif par rapport à l’usage que vous en faîtes.

Optimiser son marketing avec Odoo

La progression fulgurante d’Odoo

Une version après l’autre, toujours plus performante

Depuis sa création, Odoo a connu 14 versions différentes encourageant davantage sa progression, ses fonctionnalités et sa performance. Sa première version sortie en Février 2004 sous le nom de Tiny ERP, était alors destinée aux PME, d’où ce nom signifiant “petit ERP”. Pourtant son fondateur, Fabien Pinckaers, rêvait déjà de conquérir ce vaste marché. Au fur et à mesure du temps, avec la sortie de chaque nouvelle version et une offre de plus en plus diversifiée, perfectionnée et personnalisée, Tiny ERP devenu OpenERP en 2010 puis Odoo en 2015 a su rendre le rêve de son fondateur réalité en étant aujourd’hui le plus recommandé des logiciels pour les ERP, même auprès de très grandes structures. Dès sa version 8.0, ses nouvelles applications allaient déjà au-delà d’un ERP, proposant des fonctionnalités de gestion marketing, événementiel, CMS, etc. Camptocamp, expert en solutions open source et premier partenaire Gold d’Odoo, met à profit ses consultants afin de le développer auprès des entreprises, et notamment en France. Camptocamp, à la réputation prisée, a été un élément supplémentaire à la montée en puissance du progiciel face à ceux des autres éditeurs. La communauté très impliquée d’Odoo a également permis de le développer et de le réajuster avec une rapidité évidente.

Les grandes enseignes qui ont privilégié Odoo

En France, 698 entités ont déjà décidé de faire confiance à Odoo, tout secteur d’activité confondu. Il y a notamment la Chambre d’agriculture, Danone, La Poste. À l'international, son panel client étoffé regroupe de grands groupes tels que WWF, Hyundai, Toyota et Jamba Juice dont l’avis est unanime concernant la performance du progiciel. En effet, Toyota témoignait par exemple d’un retour sur investissement bien plus vaste que les objectifs attendus, notamment au niveau de la gestion de leur inventaire, de leurs ventes ainsi que de l’amélioration de leur comptabilité. La fondation WWF revendiquait quant à elle des résultats fructueux qui lui avait apporté l’utilisation d’Odoo dans son projet de sauvetage d’Eucalyptus au Congo.

En résumé

En conclusion, une conception d’ERP sous Odoo peut être comparée à une sélection d’applications dans un App store. En effet, la combinaison des applications téléchargées, celles qui sont utiles au bon fonctionnement ainsi qu’à la synergie d’une entreprise, permettent de créer une solution extrêmement élaborée, comme vos applications sur mobile répondent à vos besoins (musiques, jeux, calendrier, météo, etc). De plus, il s’avère primordial que votre CRM soit relié avec votre ERP pour que vos données soient correctement mises à jour et traitées, d’où la solution que peut vous apporter le progiciel Odoo. 

Au vu des éléments énoncés, Odoo peut vous permettre une véritable rentabilité à tous les niveaux, que ce soit au niveau du traitement de tâches complexes, au niveau de la gestion du temps de vos équipes, de l’optimisation de leur travail. Enfin, une vue d’ensemble et des options vous aidant à aller plus loin que ce qui se passe dans votre entreprise, et vous proposant d’explorer de nouvelles possibilités de prospection, de nouvelles axes de communication et des possibilités d’évènements, peuvent vous donner un véritable élan et l’envie de mettre en place de nouvelles actions tout en restant encadré par le progiciel, donnant un certain sentiment de sécurité. 

Néanmoins, et comme évoqué précédemment, le choix de l’agence web est primordial. En effet, le développement d’un ERP et sa personnalisation nécessitent une véritable stratégie dans son élaboration, afin qu’il soit 100% adapté à votre structure et qu’il corresponde à son fonctionnement. N’hésitez pas à vous renseigner sur la manière dont l’agence de développement pourrait traiter votre projet, sur sa capacité à anticiper et vous proposer des solutions qui répondront à vos besoins, sur son sens de l’écoute vis-à-vis de votre problématique. Ne vous lancez pas à corps perdu sur la première agence que vous trouverez sans avoir pu répondre aux faits précédents, en effet, les agences avec des développeurs maîtrisant Odoo se font rares, et il est important de s’assurer des compétences de celles-ci avant de franchir le pas. 

En toute franchise, il existe énormément de choses à dire sur Odoo, je rédigerais par la suite des sujets traitant de différents secteurs d’activité afin d'entrer plus en profondeur dans l'analyse des besoins.  Vous avez un projet d’ERP, vous avez cerner la valeur ajoutée d’Odoo et vous cherchez à savoir comment celui-ci pourrait s’adapter à votre entreprise et votre secteur ? N’hésitez pas à contacter nos experts, nous répondrons avec plaisir à la moindre de vos interrogations.