Votre ERP : pierre angulaire au développement de votre activité

Dans un monde où la mobilité et l’instantanéité deviennent la norme, beaucoup d’entreprises sont contraintes de revoir en profondeur leur organisation pour être compétitives. Cela passe également par la modification de leur architecture informatique. Si vous avez comme ambition d’accroître votre activité, d'optimiser l’organisation de votre entreprise et potentiellement vous étendre à l'international, disposer d’un ERP paraît au vu de ces éléments indispensable. En effet, ce progiciel de gestion intégré peut permettre à votre infrastructure de prétendre à la croissance ainsi qu'à une augmentation optimale de vos performances. Mais encore faut-il qu’il soit adapté et puisse répondre à VOTRE problématique d’entreprise, en tenant compte des changements, variations  et augmentations possibles de la demande : on parlera alors de “scalabilité” d’ERP. Alors, quel rôle crucial pourra jouer cette solution informatique dans vos perspectives d'évolution et que peut-elle apporter concrètement à votre structure ?

La scalabilité pour une capacité d’adaptation maximale

Reprise du contexte : l’ERP

Pour rappel, l’ERP (Enterprise Ressource Planning) de son français PGI (Progiciel de Gestion Intégré) est une solution informatique pouvant gérer l’ensemble des processus opérationnels de votre entreprise. Il est hébergé sur une infrastructure matérielle : serveur ou réseau, nécessaire à son fonctionnement. Il est généralement considéré comme la pierre angulaire de votre entreprise, sa colonne vertébrale. Une fois instauré, il est difficile pour vous de vous en passer. Car oui, les outils de cette solution vous permettent d’avoir une vision à 360° de votre activité, des données en temps réel et centralisées ainsi que l’optimisation d'un nombre considérable de tâches de travail difficiles à effectuer par vos effectifs. Il est important de bien vous renseigner avant de vouloir  vous procurer un PGI. En effet, https://kwantic.fr/comment-choisir-un-erp-en-fonction-de-son-activite/certains types d’ERP ne sont pas adaptés à l’évolution et à la croissance de votre entreprise. Cela va donc dépendre de leur “scalabilité”. 

Quand vous envisagez le développement d’un ERP, il faudrait en réalité parler d’intégration. En effet, les ERP sont des solutions pour lesquelles des développeurs créent des modules et applications, et appartiennent à une marque. Ces solutions sont ensuite fournies par la marque sous forme de package aux agences de développement, qui après une importante analyse de l’environnement client, intégreront et coordonneront les modules. Cela, dans le but de fournir le projet le plus optimal que possible. L’un des plus grands noms de solution ERP est Odoo, et occupe une place de leader sur le marché grâce à son mode open source aux innombrables adeptes, ainsi qu’à la multitude d’applications qu’il met à disposition de ces utilisateurs. Chacune est réfléchie par la communauté de développeurs Odoo à partir de problématiques d’entreprise extrêmement spécifiques, de manière à concevoir un produit fini sur mesure et extrêmement précis pour répondre aux problématiques de votre entreprise et à vos besoins en tant qu’utilisateur.

ERP sous cloud, une migration aux multiples avantages

Avant d’aborder concrètement la capacité d’un ERP à supporter une charge de travail de plus en plus importante, il serait intéressant de parler "cloud''. L’architecture cloud est particulièrement en vogue et sollicitée par une multitude d'entreprises car elle offre un service flexible et évolutif. Par définition, un ERP cloud consiste à la décentralisation de vos données sur un système cloud.  Plus précisément, vous accédez à votre progiciel sur le web à l’aide d'identifiants pendant que celui-ci est hébergé par un prestataire. Le modèle cloud comporte de nombreux avantages tels qu'une productivité améliorée. En effet, grâce à la décentralisation des données vous pourrez accéder instantanément à l’ensemble des datas de votre entreprise.

Passer par des solutions cloud vous offre de nombreux avantages tels que  :

• L’amélioration de vos performances grâce à l’ensemble de vos datas disponibles instantanément, avec une vision intégrale permettant de détecter la moindre anomalie. De plus, vous pourrez choisir de partager ou non des données précises, avec un ou plusieurs salariés. Chaque salarié pourra donc se connecter sur sa session et accéder à son espace, et notamment travailler à distance. Cela permet d’améliorer considérablement votre productivité et celle de votre équipe
• Vos datas hautement sécurisées par la décentralisation et les dernières technologies de protection. Cela vous protégera également de pratiques “douteuses” pouvant émaner de certains salariés.
• Des coûts réduits puisque vous n’aurez besoin d’aucune infrastructure de stockage ou de matériel supplémentaire, donc pas de frais d’installation ni de frais de gestion souvent lourds à porter pour des PME. Vous bénéficierez également de la puissance maximale d’un logiciel avec un prix moins élevé.
• Un dernier des avantages du cloud, et pas des moindres : la scalabilité… Mais alors, qu’est-ce que c’est ? Nous allons bientôt y venir.

Le cloud hybride par VMware

VMware, leader international des solutions de cloud computing, revendique un nouveau type de cloud en vogue : le cloud hybride. Le pionnier décrit ce type de structure comme des plateformes de cloud privées et publiques fonctionnant simultanément, soit une combinaison de plusieurs cloud. VMware poursuit en indiquant que le cloud hybride permettrait aux entreprises d’héberger leur propre cloud privé sur site et dans le même temps de recourir à des services de cloud public pour différents besoins de données, notamment durant des pics de demande. On parle alors d’environnement “multicloud”. Toujours selon VMware, un environnement multicloud comporte deux avantages principaux qui sont la flexibilité, et la structure et séparation des données plus ou moins sensibles. Cela vous invite à stocker parmi différents emplacements, plusieurs types de data et de les affecter ou non à un utilisateur, avec des conditions d’accès requises. Enfin, VMware stipule que le cloud hybride engendre néanmoins quelques défis, particulièrement concernant la coordination des clouds, la sécurité des données ainsi que la complexité de planification des ressources à venir. Alors, concernant votre démarrage, ne vaut-il pas mieux opter pour une solution basique pour commencer ?

Scalabilité, une définition au sens large

Voilà, nous y sommes. Nous allons découvrir ensemble la scalabilité. Quand on souhaite faire l’acquisition d’un ERP, nous aspirons à ce que celui-ci s’adapte à l’architecture de notre entreprise. Mais des éléments externes sont également à prendre en considération, notamment les besoins évolutifs liés au contexte ou la préparation à d’éventuelles opportunités comme menaces. En effet, tous les ERP ne sont pas adaptés à votre entreprise, et c’est à ce moment-là que la notion de scalabilité entre en jeu. La scalabilité, de son anglais “scalability”, désigne la capacité technique d’une infrastructure informatique ou logicielle à s’adapter à la croissance et aux changements d’une entité, tout en maintenant voire en améliorant sa performance et ses fonctionnalités. La scalabilité s’applique également aux applications web, où à la capacité de croissance d’une entreprise.

On peut entendre à travers le terme “scalability” un système dit flexible et évolutif, dont font partie les ERP à différents niveaux. Le degré de scalabilité se mesure notamment par le nombre de pages ou de requêtes qui peuvent être traitées par seconde et par nombre d’utilisateurs. Par exemple, pour une entreprise disposant d’un ERP, son taux de flexibilité se mesurera par sa capacité à gérer l’évolution du nombre d’utilisateurs de la plateforme et le niveau de stockage des données, tout en conservant sa rapidité et sa performance. En effet, le serveur d'un ERP a tout d’abord des aptitudes fixes, notamment concernant le stockage. Le matériel initial de ce serveur aura donc besoin d’un “coup de pouce” pour prétendre à un développement considérable, afin que le système continue de fonctionner pleinement. On peut donc dire qu’un ERP dit “scalable” s'ajuste simultanément aux augmentations comme aux diminutions de la demande, c'est-à-dire aux variations. Alors, comment rendre un progiciel scalable ?

La scalabilité, verticale ou horizontale ?

Il faut savoir qu’il existe deux types de scalabilité d’ERP : verticale et horizontale. Mais, quelles sont les différences qui opposent ces deux solutions et laquelle est-il plus intéressant de choisir ? 

La scalabilité verticale, dite scaling vertical ou “scale-in” en anglais, consiste à augmenter la capacité des serveurs (processeur, mémoire) présents, c’est-à-dire déjà existants sans ajouter du matériel. Cette solution s’adapte parfaitement à des problématiques “métier” très spécifiques et / ou parallèles entre elles. Cependant, cette solution a des limites. En effet, il sera possible de multiplier les ressources des serveurs par 2, par 3 ou par 4, mais pas par 10. Le désavantage de cette solution est donc qu’elle ne pourra pas forcément suivre votre avancée si votre entreprise fait l’objet d’une forte et rapide croissance.  Ce modèle s’oppose donc aux bénéfices qu’offre le cloud.

La scalabilité horizontale, dite "scale-out" ou scaling horizontal, consiste quant à elle à ajouter de nouveaux serveurs de façon automatique ou manuelle pour une augmentation des ressources. Le scaling horizontal est de plus en plus privilégié depuis l’ascension du “cloud computing” soit “l’informatique nuage” en bon français, c’est-à-dire la notion de cloud évoquée précédemment. Ce modèle d’ERP scalable n’est donc pas complètement adapté quand on stocke ses données en local même si il est possible de recourir à certaines options. L’horizontale reste néanmoins l’option la plus propice à s’adapter aux évolutions de votre activité si vous comptez accroître fortement vos ventes.

Le business model scalable versus non scalable

Après avoir évoqué les deux types de scalabilité d’ERP, penchons nous maintenant sur les “business model” associés. Ce terme s’emploie généralement concernant une startup qui arrive à considérablement augmenter son volume d’affaires tout en consolidant sa rentabilité. 

Un business model scalable fait référence à l'aptitude d'une entreprise à “passer à l’échelle”. Plus concrètement, cela se réfère à la capacité de celle-ci à mettre en place un modèle économique qui permet un développement rentable, apportant un fort avantage concurrentiel et une potentielle hyper croissance maîtrisée, ne nécessitant pas d’augmenter considérablement les ressources et dépenses.  Ce type d’affaires attire un grand nombre d’investisseurs pour sa stabilité financière et ses fortes perspectives de développement et d’économie. Et comme évoqué précédemment, mettre en place un business model scalable nécessite certains points fondamentaux tels que :

• des outils et technologies scalables dont un ERP
• des recrutements efficiens, minimes et stratégiques
• l’automatisation des tâches
• une offre adaptable à la demande et aux variations.

Si vous parvenez à mettre en place ce type de modèle en suivant toutes les recommandations nécessaires et en adaptant votre stratégie sans ne rien laisser au hasard, vous pourrez faire l’objet d’un cercle vertueux, mais cela demande beaucoup d’investissement et de patience. 

Cependant, il faut savoir que tout n’est pas scalable, et c’est par exemple le cas de prestations de service telles qu’une coupe dans un salon de coiffure. Le personnel ne peut réaliser qu’un nombre déterminé de coupes par jour, et celui-ci ne pourra pas augmenter sans que l’effectif augmente également. La rentabilité ne sera donc pas importante même si le chiffre d’affaires augmente, puisque une part passera dans le salaire du personnel supplémentaire ainsi que l’achat de produits additionnels. On parle alors de business model non scalable.

Certains PDG ont déjà essayé de mettre en place un scaling model, mais se sont vite sentis submergés par plusieurs facteurs, n’arrivant plus à gérer les flux. Ils ont alors témoigné d’un état de saturation. En effet, ils ont attesté d’une incapacité de l’offre à répondre à la hausse et aux variations de la demande. Cela provoquant donc une stagnation, des temps d'attente et parfois l’insatisfaction de la clientèle. Il faut comprendre ici que chaque entreprise a sa propre scalabilité, qu’il n’y a pas de modèle prédéfini et que beaucoup de points spécifiques entre en jeu pour trouver la vôtre, d’où la nécessité d’une technologie élaborée sur mesure pour vos besoins différentiels.

Après la start-up, la scale-up

Inspiré du terme anglais start-up, scale-up désigne une entreprise qui a subi un changement d'échelle grâce à sa stratégie d’augmentation de croissance. La scale-up est donc une start-up scalable qui a prospéré, et cette définition donne de l’élan à un grand nombre de chefs de petite ou moyenne entreprise voulant suivre cette voie. En effet, ce modèle de startup dispose d’un potentiel de croissance supérieur aux autres puisqu'elle aura réussi à fonctionner de la même façon même en multipliant ses clients par 10, et cela principalement grâce à l’automatisation de ses processus via un ERP.  

Par exemple, dans le cadre d’un site E-commerce, la gestion des clients, de l’inscription au paiement en passant par la livraison et les relances, se font de manière automatique. En ce sens, grâce à cette automatisation, l’entreprise pourra aisément assumer une grande charge de clients supplémentaire et ainsi constater une très grande rentabilité. 

L’ERP scalable pour une expansion à l’international

L’international, fardeau ou levier ?

Avoir une scale-up nationale, c’est bien. Mais quand c’est le cas, la prochaine étape ne serait-elle pas la conquête de l’international ? En effet, la mondialisation en perpétuelle croissance et les nombreuses opportunités extra continentales, poussent beaucoup de PDG à vouloir étendre leur activité pour faire connaître un produit ou concept dans les contrées étrangères. 

Si votre souhait est de vous étendre vers de nouveaux et lointains horizons, il faudra vous préparer avec prudence et sécurité, pour ne pas faire de cette opportunité un désastre inattendu. De fait, l’expansion internationale peut devenir un fardeau pour un grand nombre d’entités qui n'ont pas suffisamment soulevé plusieurs lourdes éventualités. 

Cependant, la préparation quand elle est bien gérée, peut être un puissant levier d’accélération de croissance. Vous devez, quand vous désirez vous expanser, reconfigurer vos processus et définir une stratégie cohérente afin de vous adapter au mieux aux contraintes au niveau international. Et cela peut difficilement se faire sans progiciel en votre possession. Effectivement, il paraît à l’heure actuelle le seul moyen d’unifier vos processus métier et d’harmoniser votre base de données entre vos différentes structures.

Le prestataire, le critère de choix numéro un

Quand vous souhaitez faire l’acquisition d’un ERP, et notamment dans un contexte d'internationalisation, le prestataire que vous choisirez devra analyser votre milieu (zone géographique, secteur d’activité, réseau clients, réseau partenaires, réseau fournisseurs) afin de définir les enjeux de votre migration, et pouvoir ainsi vous proposer une solution incrémentée d’applications répondant au plus près de vos besoins. La responsabilité de votre prestataire sera donc lourde, car c’est sur lui que repose la réussite du projet ainsi que le retour sur investissement tant espéré. 

Une cohérence indispensable

Votre PGI, si vous voulez réussir votre entrée à l’international, doit cocher quelques cases essentielles telles que :

• assurer la cohérence entre vos objectifs stratégiques et opérationnels
• assurer la cohérence entre vos processus locaux et mondiaux
• prendre en compte les besoins spécifiques de chacune de vos structures
• prendre en compte la législation locale et internationale dans le traitement de data, de processus et de tâches
• entretenir le lien entre vos ressources centralisées et décentralisées.

En répondant à ces indispensables critères, votre ERP vous permettra de rester flexible face à l’intensification des besoins liés à l’internationalisation.

Un ERP pour un raccordement des structures optimisé

L’ERP à l’international est quelque chose de complexe. Effectivement, celui-ci doit pouvoir couvrir la relation entre le siège et les filiales internationales. Face à ce contexte particulier, le progiciel doit être utilisé comme support de contrôle et de suivi des stratégies. Il sera donc le porteur d’une gestion multi-sociétés, tout en tenant compte des spécificités de chacune d’entre elles. Pour cela, le choix de la technologie et du prestataire s’avère encore une fois primordial pour effectuer un raccordement exact, harmonieux et fluide.

La prévision technologique

Quand on souhaite optimiser son organisation, et notamment en dehors des sentiers battus, un point non négligeable est à placer au centre de votre réflexion après le choix du prestataire :  les technologies qu’il vous propose pour l’intégration des différents modules et services. Les technologies évoluent à une vitesse spectaculaire, et il faut être vigilant au fait que votre prestataire soit à jour des tendances et cela sur le long terme. Un intégrateur expert ne peut l’être réellement que dans une seule technologie, dont il maîtrisera les évolutions et dont il saura extraire les solutions pertinentes pour concevoir un projet unique et sur mesure pour vous. C’est la condition principale pour pérenniser votre activité à l’international, et garantir que la solution sera toujours à la pointe de la technologie pour vous faire bénéficier de ses avantages.

Une solution multilingue indispensable

Pour qu’une solution de gestion cloud puisse suivre votre expansion, il est indispensable que celle-ci soit multilingue. En effet, les données émanant de vos filiales internationales doivent pouvoir être traitées simultanément et à la même enseigne que vos données nationales. De plus, il ne s’agira pas seulement de disposer d’une solution multilingue mais que celle-ci intègre une véritable gestion de vos différentes data en tenant compte des obligations de votre nouvel emplacement international. Ainsi, l’ERP en question  nécessitera de répondre aux règles et normes de votre pays d’expansion. 

Vous l’aurez compris, la scalabilité est un atout essentiel si vous souhaitez croître en volume et potentiellement vous étendre en dehors de votre zone géographique. Mais n’est pas scalable qui veut, car cela demande une réflexion très poussée des enjeux et besoins futurs, ainsi qu’une connaissance et préparation accrue à d’éventuelles menaces.  Enfin, vous devrez vous assurez que votre prestataire aura mené une étude intensive de votre milieu et dispose de toutes les compétences managériales et technologiques nécessaires pour mener à bien votre projet et vous offrir une prospérité à la hauteur de vos espérances. Vous avez un projet d’ERP mais vous ne savez pas à quels experts vous adresser ? Contactez-nous dès maintenant afin que nous discutions ensemble de votre projet.