Quels avantages à mettre en place un ERP ?

Pour comprendre pourquoi mettre en place un ERP au sein de son entreprise, il faut d’abord connaître ses composants principaux. Il est clair que ce progiciel permet de réaliser de nombreuses améliorations tant sur le plan business de votre entreprise que sur la qualité de la collaboration des équipes entre elles. Nous allons ainsi rappeler ce qu’est un progiciel de gestion (PGI) puis exposer les avantages qu’il peut apporter à votre entreprise.

Rappel de ce qu’est un ERP

Un système ERP est un logiciel intégré et modulable qui s’articule autour d’une base de données unique et commune. Si vous avez pour projet de mieux organiser votre gestion d’entreprise, alors cet article pourra vous être utile car nous allons exposer la solution de l’ERP. 

Qu’est-ce qu’un ERP ?

L’ERP, ou progiciel de gestion intégré (PGI), est un système logiciel modulaire conçu pour intégrer les principaux domaines fonctionnels des processus opérationnels d’une organisation dans un système unifié. Il est composé de divers modules répartis en plusieurs domaines d’activité tels que : les finances et la comptabilité, les ressources humaines, la gestion de la production et des matériaux, la gestion de la relation client (CRM*), la gestion de la chaîne logistique. Selon l’activité spécifique de l’entreprise, les organisations choisissent parmi ces modules ceux qui sont les plus adaptés et importants à intégrer au sein du progiciel.

*La différence entre un ERP et un CRM

L’ERP est plus complet que le CRM : ce dernier est centré sur la relation client, là où l’ERP sert davantage à l’organisation globale des services. En fait, le CRM veut dire Customer Relationship Management, ce sont donc des données centrées sur les clients, la fidélisation. Par exemple, Microsoft Dynamics est un CRM très utilisé par les entreprises, il présente de nombreux avantages comme une bonne flexibilité et une clarification des modules.

Pourquoi utiliser un ERP ?

Les entreprises cherchant à gérer leurs fonctions commerciales au sein d’un système centralisé et intégré ont tout intérêt à utiliser un ERP. Souvent, l’ERP est utilisé par les entreprises travaillant au sein de la chaîne d’approvisionnement pour les aider à garder la trace de toutes les pièces mobiles de la fabrication et de la distribution. En outre, l’ERP est utilisé par tous types d’industries : santé, construction, hôtellerie, associations… Il est facile de trouver des raisons d’utiliser un ERP ; que ce soit pour les TPE ou PME. 

L’enjeu d’un ERP pour une entreprise

L’optimisation des ressources et de l’organisation globale de l’entreprise passe par la mise en place d’un ERP. En effet, que ce soit pour la chaîne de production, la communication entre les collaborateurs, l’organisation des fonctions de chacune des ressources, les ventes, les données des clients, la comptabilité… Ces fonctions sont séparées en modules principaux sur le logiciel. La formation à ce système, à ce logiciel, est nécessaire pour les ressources qui auront besoin de se servir de ce logiciel. C’est un outil sur lequel des informations circuleront et seront affichées, c’est pourquoi une mauvaise utilisation pourrait entraîner par la suite de mauvaises décisions.

En effet, l’ERP est un outil qui se présente comme une des solutions les plus efficaces pour gérer son entreprise dans le cadre de la transformation numérique. Plutôt que d’avoir une multitude de logiciels qui représentent chacun une solution, l'ERP est une solution unique. 

Des avantages pour améliorer votre business

L’amélioration de la communication, une meilleure qualité de travail pour l’ensemble des collaborateurs, faciliter la comptabilité… L’ERP présente différents avantages et solutions.

Réaliser des économies

Il faut voir ici l’opportunité d’obtenir un réel retour sur investissement. En effet, avoir un ERP aujourd’hui ne demande pas forcément un gros investissement. Les bénéfices qu’apporte un ERP sont multiples. Le principal est de bénéficier d’un système centralisé : tous les outils nécessaires à son travail sont dans un même espace. Cette unification des outils aide votre personnel à travailler plus efficacement. Aussi, l’équipe n’ayant pas besoin d’être formée sur différents logiciels, les coûts sont réduits. 

Amélioration de la collaboration

La base de données centralisée dans le progiciel de gestion intégré (PGI) constitue la source unique à partir de laquelle travailler. Cela permet de réduire les erreurs dûes à l’utilisation de données erronées. Les hésitations ou blocages pendant les projets sont moindres étant donné que les membres de l’équipe ont accès à une seule base de données. La collaboration et les échanges entre les services est donc plus fluide et claire. 

Analyse plus poussée

L’ERP s’apparente à un véritable outil de Business Intelligence. En effet, l’ensemble des données saisies par les utilisateurs sont stockées et présentées dans ce progiciel de gestion intégré. Ainsi, il est plus simple de générer des rapports et diagnostics grâce à cet ensemble de données présenté. Les bonnes décisions peuvent être plus facilement prises suite à des analyses plus précises.

Amélioration de la productivité

Les tâches à répéter chaque jour peuvent être fastidieuses et prendre de votre temps alors que votre qualification pourrait servir à d’autres tâches. L’ERP est un système pouvant automatiser les tâches redondantes, saisir des données et effectuer des calculs avancés en quelques minutes. C’est donc bien la productivité qui est en jeu ici : cette efficacité et optimisation du temps est nécessaire pour qu’une entreprise soit la plus rentable possible. 

Un suivi des stocks exemplaire

Un des enjeux majeurs pour les entreprises est la surveillance de leurs niveaux de stocks. En effet, les systèmes ERP utilisent des codes barres, numéros de série pour contrôler vos stocks à chaque étape de la chaîne logistique. L’ERP permet d’avoir une vision accrue de l’entrepôt en termes de processus de préparation des commandes, d’emballage et d’expédition. En effet, la gestion des stocks est une condition pour une bonne organisation des services. Cette information est primordiale pour l’entreprise et sa chaîne de production.

La production

La mise en place d’un ERP est fortement recommandé pour chaque entreprise ayant besoin de concentrer les données sur un même système. C’est un moyen de rendre les collaborateurs parties prenantes et d’améliorer leur productivité.  En effet, les informations sont centralisées et ne figurent plus sur de nombreux systèmes distincts. La solution pour que l’activité de production soit la plus efficace possible est de rendre accessible à tous les services les informations les concernant, de façon simplifiée. Ainsi, la production optimisée et les processus de gestion améliorés, les ventes se verront augmenter.  

Ainsi, les avantages sont nombreux, permettant à l’activité des entreprises de prospérer. Or, les futurs utilisateurs de la solution auront besoin d’une formation pour bien exploiter l’outil. Toutes les informations sur les systèmes sont nombreuses, c’est pourquoi le processus d’utilisation de l’outil nécessite une formation. 

Pour aller plus loin sur l’ERP

Microsoft Dynamics : une solution pour créer un ERP

Microsoft Dynamics est une solution très complète et puissante qui vous permet de rassembler toutes vos données et applications métiers. Il s’agit d’une solution ultra moderne, les applications CRM et ERP sont hébergées dans le cloud et accessibles sur une même plateforme. Aujourd’hui, le cloud étant le moyen le plus sécurisé pour accéder à des éléments, cela fait de cette solution un logiciel très attractif et compétitif.

Qu’est-ce que la planification des ressources de l’entreprise ?

L’ERP offre une solution de connectivité des données très performante et utile pour l’entreprise. Le fait que les systèmes communiquent entre eux permet de planifier, gérer, répartir et anticiper des solutions concrètes pour les entreprises. C’est pourquoi les PME ont tout intérêt à mettre en place cette solution de gestion. Aussi, les TPE peuvent avoir pour projet d’une mise en place de tels systèmes de gestion mais il faut que ce logiciel mis en place soit adapté à l’entreprise et non pas disproportionné. En effet, chaque processus doit être un minimum sur-mesure. 

4 différents types de logiciels ERP

Il existe différents types de logiciels ERP :
. Les ERP généralistes : un logiciel unique qui propose les fonctionnalités de base et répond à l’ensemble des besoins d’une entreprise et peut être implémenté sur une large majorité des secteurs d’activité mais il est non personnalisable.
. En outre, l’ERP spécialisé propose des fonctionnalités adaptées à chaque métier et surtout chaque secteur d’activité.
. Par ailleurs, il existe les ERP open source, comme son nom l’indique ils sont libres et n’imposent pas l’achat d’une licence : leur tarif est moindre mais les services associés sont minimes. Ils imposent donc de bonnes connaissances en informatique.
. Enfin, les ERP en mode SaaS sont commercialisés sous forme de service et non sous forme de logiciel 

Chaque solution a ses avantages, mais chaque type de logiciel a aussi ses caractéristiques spécifiques, qui dépendent de ce que les entreprises recherchent.

Une véritable solution pour gérer les processus

La mise en place d’un logiciel permet d’améliorer ses processus de gestion avec une certaine organisation de l’information. Les entreprises peuvent voir émerger des avantages stratégiques suite à cette solution d’organisation des informations. C’est pourquoi l’ERP est un logiciel qui peut réellement vous apporter un beau retour sur investissement à condition que la solution soit travaillée et adaptée pour votre entreprise.

Pour conclure, si vous avez pour ambition de mieux maîtriser la gestion des données, l’ERP en est la condition sinequanone. La solution pour que l’entreprise fonctionne est que les données soient centralisées, la mise en place d’un logiciel de gestion permettra de bien gérer vos stocks, ressources des différents services et les informations en général. Sa mise en place demande à ce que vous vous entourez d’experts pour le concevoir sur-mesure. Contactez l’agence web Kwantic pour échanger ensemble autour de votre projet de création d’ERP.