Guide et conseil pour le déploiement d’un ERP 

Si vous avez déjà entendu parler de l’ERP, vous devez connaître les nombreux avantages qu’il apporte : entre optimisation de votre gestion d’entreprise, numérisation des tâches de travail, unification de vos différents pôles et fluidification des données, ce logiciel extrêmement performant peut être un véritable avantage concurrentiel. Cependant, afin de pouvoir profiter des bénéfices d’un tel outil, l’étape qui ne doit être négligée sous aucun prétexte est son processus de déploiement. Pour un déploiement réussi, nous vous partageons dans cet article des méthodes et outils pour confectionner votre stratégie de mise en place.

L’ERP, le logiciel aux milles facettes

Définition

Un ERP, de son véritable nom “Enterprise Resource Planning” soit “Progiciel de Gestion Intégré” (PGI) en français est un puissant logiciel permettant de centraliser l’ensemble des outils et données nécessaires à la gestion de votre entreprise. 

En clair, ces logiciels sont un véritable allié dans le pilotage de votre activité, que vous soyez une PME ou un grand compte. Ils sont les plus puissants des outils de gestion existants sur le marché, mais sont également les plus complexes à mettre en place et à maîtriser, nécessitant même une formation à ses utilisateurs.

L’ERP Cloud

Avec la montée du “Cloud Computing”, autrement dit le fait que votre solution soit hébergée de manière “externalisée”, vous disposez d’une capacité de stockage infinie et permettez à votre entreprise de répondre aux enjeux et critères de la scalabilité.

Ainsi, l’ERP cloud vous permet d’accéder à votre logiciel et vos ressources depuis un navigateur internet. Il permet donc aux utilisateurs d’accéder à leurs données sans avoir à installer le logiciel sur leur support de travail (ordinateur, smartphone, tablette). 

 Le mode SaaS

Le mode SaaS (Software as a Service) soit “Logiciel en tant que service” en français, est une solution ERP externalisée hébergée par le cloud et donc accessible via les moteurs de recherche. 

Ce système offre de nombreux avantages, notamment en termes de sécurité, d’agilité, d’optimisation des coûts ainsi que de maintenance. Disposer d’une solution SaaS, c’est donc profiter de ses fonctionnalités sans avoir à gérer l’aspect juridique et technique.

Maintenant que nous avons vu les avantages du mode SaaS, nous allons voir comment intervient le progiciel de gestion dans l’automatisation de votre entreprise et les différentes façons de développer votre projet. 

Le rôle du PGI

Comme énoncé précédemment, cet outil de pointe joue un rôle clef pour la gestion des entreprises et ses utilisateurs.

Ainsi, il intervient la planification, la gestion et l’anticipation des différentes tâches de travail de vos collaborateurs, offrant une vision 360 degrés de votre structure. Si vous êtes une PME, il n’interviendra pas de la même manière que si vous êtes une grande entité, puisque vous n’aurez pas les mêmes besoins et objectifs. 

Il peut intervenir dans l’intégralité des processus métiers des entreprises, toujours selon leur besoin :

➡️ dans la production,

➡️ dans la logistique,

➡️ dans la gestion des stocks, 

➡️ dans les achats et ventes (CRM),

➡️ dans les ressources humaines,

➡️ dans la comptabilité,

➡️ dans le marketing.

Par exemple, concernant l’aspect production, il regroupe l’ensemble des paramètres nécessaires à la production. Tels que la conception des produits, la planification des ressources humaines et matérielles, la supervision des flux de production, le contrôle qualité et la gestion des stocks. 

Le progiciel est donc une solution modulable disposant de plusieurs modules connectés entre eux permettant une vision totale de votre activité, automatisant un grand nombre de tâches dont les tâches complexes nécessitant une intervention humaine conséquente.

Il existe d’autres solutions et logiciels permettant d’accroître votre productivité et d’automatiser votre gestion. L’ERP reste cependant de loin la solution la plus fiable et la plus performante d’entre elles si l’intégrateur a correctement réalisé sa mission.

L’intégration du logiciel

L’intégration de votre ERP se réfère donc à la planification des différentes ressources de votre entreprise, à la migration de vos données sur ce nouveau logiciel, à son paramétrage et à sa configuration pour que le logiciel soit utilisable et fiable pour ses différents utilisateurs.

Afin de mettre en place un tel projet, il faut généralement se fier à un intégrateur certifié. En effet, il suffit d’une erreur de raccordement pour que l’intégralité des données de votre projet soient impactées et faussées.

Les étapes essentielles au déploiement de ce logiciel

La mise en place d’un PGI ne doit pas se prendre à la légère et nécessite de la fiabilité et de la technicité. En effet, chaque phase du processus fait appel à des compétences spécifiques.

N°1 : la définition des besoins

La première étape consiste à formaliser les règles de gestion ainsi que les spécifications fonctionnelles. Selon votre secteur, votre chiffre d’affaires, la taille de votre entreprise et de vos effectifs, vos besoins et objectifs ne seront pas les mêmes. 

Ainsi, il s’agira donc de déterminer :

Quels processus de gestion vous souhaitez automatiser, serait-ce une partie de vos tâches ou bien l'intégralité ?

De plus, selon vos spécificités, de quelles fonctionnalités avez-vous besoin ?

Les données de vos différents pôles sont-elles dépendantes les unes des autres ?

Comment doit s'effectuer leur traitement ?

Cette première phase sert donc à recueillir les éléments et informations nécessaires à la réalisation du projet. De plus, elle permettra de mettre en avant les avantages offerts par l’ERP.

N°2 : la rédaction de votre cahier des charges

Après avoir déterminé vos différents besoins et objectifs, il faudra les détailler dans votre cahier des charges. Celui-ci doit s’appuyer sur les analyses de la première phase.

En effet, votre cahier des charges est le document qui certifie le bon déroulé du projet entre votre entreprise et l’intégrateur du logiciel. Il doit donc comporter toutes les informations concernant les fonctionnalités, la solution privilégiée, le contexte de sa mise en place, les principaux collaborateurs impliqués. Il est donc une projection de ce que le projet devra être.

La solution déterminée sera sur-mesure et créée à partir de ce cahier des charges.

N°3 : L’éditeur-intégrateur, un choix gagnant

Quand vous choisissez d’acquérir un ERP pour votre entreprise, vous pouvez procéder de différentes phases. D’abord, vous choisissez un éditeur. Il existe un nombre conséquent de solutions ERP, mais comment réussir à trouver celle qui conviendra à votre entreprise ?

Un éditeur est un fournisseur de logiciel ERP, et les critères de choix des entreprises dépendent de leurs objectifs, leur budget et les tâches qu’elles souhaitent automatiser. Il vaut mieux que votre solution soit responsive, c’est-à-dire accessible sur tout support (smartphone, tablette, ordinateur). 

Parmi les nombreux prestataires de solutions logicielles présentes sur le marché, la solution qui selon nous peut répondre aux attentes de chacun de nos clients est Odoo. En effet, Odoo est un outil aussi intuitif pour vos collaborateurs que performant pour votre entreprise. Très polyvalent et adaptable à une PME comme à un grand compte, sa mise en place vous permettra une gestion 360 degrés de votre activité. 

Après le choix de votre éditeur, vous pouvez passer à la sélection de votre intégrateur.

L’intégrateur est la personne ou l’entité chargée de l’intégration et du raccordement des différents modules de votre logiciel. Ce prestataire, doit être sélectionné avec soin sur la base de différents critères, car ce type de projet nécessite des compétences techniques particulières, tant au niveau numérique qu’au niveau de la stratégie de déploiement. En plus de la préparation à l’intégration, il sera également en charge de la formation de votre équipe.

Les méthodes de déploiement par phase ou directes

Après l’élaboration de la solution à partir du cahier des charges, il sera l’heure de son intégration. Cependant, il existe deux choix de méthode pour le déploiement de son PGI, soit par phase au fur et à mesure, soit en globalité.

Alors laquelle est la plus adaptée à votre entreprise et comment la mettre en place ?

La stratégie de déploiement par site

Ce type de déploiement, autrement dit par “phase” et également appelée “ par vagues”, est recommandé si vous êtes un entreprise conséquente disposant de plusieurs sites web. Plus précisément, cette méthode consiste à intégrer l’ERP sur votre site principal générant le plus de trafic, avant de concentrer au fur et à mesure sur vos autres unités.

Cette méthode est certes longue; mais elle vous permet de tester et valider les fonctionnalités de votre logiciel avant qu’il soit appliqué à l’ensemble de vos structures. Les différentes étapes progressives permettent une intégration raisonnée.  Ainsi, si vous percevez des erreurs, vous pourrez les corriger et ajuster votre stratégie sans avoir à traiter l’ensemble de vos sites.

La stratégie de déploiement par lots

Il existe un autre procédé pour un déploiement progressif : il s'agit du développement par lots fonctionnels. Mais alors, en quoi consiste-t-il ?

Ce type de déploiement semble être le plus avantageux pour vos collaborateurs, car il permet une compréhension en douceur des nombreuses fonctionnalités du PGI . On l’appelle également “stratégie incrémentale”, puisqu’elle permet une intégration par fonctionnalité.

Ainsi, si l’intégrateur déploie par phase une fonctionnalité après l’autre, vos différentes équipes auront le temps de prendre en main ce nouvel outil avec une formation dédiée à leur pôle respectif.

Ainsi, si vous appartenez à une grosse structure, vos collaborateurs pourront suivre une formation selon le pôle auquel ils appartiennent et les fonctionnalités associées, d’où les “lots fonctionnels”. En termes d’organisation, ce système semble être le plus judicieux pour faire face au changement et connaître les différents aspects fonctionnels de votre nouvel outil. 

Par exemple, la partie CRM et ventes peut être le premier lot développé par l’intégrateur, afin que vos commerciaux s’acclimatent à leur nouvel outil de gestion intégré. Ensuite, il en viendra l’étape RH, puis l’étape de la comptabilité, de la gestion des stocks, afin de faire bénéficier vos différentes équipes d’une mise en production en douceur.

Méthode Big Bang : quand la rapidité est une nécessité

Nous pourrions définir le Big Bang comme un changement radical, un renouveau considéré comme extrêmement rapide. Dans le cadre du déploiement de votre ERP, la méthode du Big Bang s’apparente donc à déployer l’outil en un minimum de temps et a ainsi mobiliser l’intégralité de vos équipes. 

Ainsi, l’ensemble de vos collaborateurs mettent la main à la pâte, devenant acteur du changement imminent. De plus, tous les lots sont lancés en même temps afin de garantir le respect de la date de la mise en production.

Cependant, ce choix de procédé comporte des risques : en effet, il peut y advenir un grand nombre de difficultés en même temps, et le développement censé être rapide s’en voit fortement impacté. 

Ce choix de procédé est donc quitte ou double : 

➡️ Si tous les modules fonctionnent en synchronicité, c’est un succès puisque la phase de développement aurait été extrêmement rapide et que l’intégralité des modules auraient été testé en même temps, impliquant une réduction des coûts avantageuse.

➡️ Si tous les modules sont intégrés en même temps, et que certains comportent des bugs, la synchronisation ainsi que la fiabilité des données de l’ERP sont alors complètement faussées, et votre logiciel devient un frein plutôt qu’une véritable valeur ajoutée. De plus, les modules n’étant pas testé séparément, il sera plus difficile de trouver les causes des bugs.

Déploiement ERP par étape ou direct, lequel choisir ?

Nous venons de voir les méthodes existantes concernant le développement du progiciel de gestion en entreprise. Mais alors, pour quelle stratégie opter concernant votre activité et vos collaborateurs ?

Si vous êtes une PME et que votre entreprise ne comporte pas énormément de flux, vous pouvez opter pour la méthode big bang. Cependant, gare au choix de votre éditeur, car cela reste un projet d’envergure pour votre entité.

Si vous êtes une entreprise de grande taille, privilégiez une stratégie par étape. En effet, mieux vaut  prévenir que guérir et vous assurer que votre progiciel sera adapté à votre structure.

Ne négligez pas non plus la formation de votre équipe à ce nouvel outil, que vous soyez une PME comme une grosse structure. Il serait dommage de faire l’acquisition d’un tel outil sans que vos utilisateurs ne puissent l’utiliser à bon escient. 

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