Les avantages de l’intégration d’un ERP médical

Si vous opérez dans le secteur médical, vous avez déjà sans doute entendu parler des ERP (Enterprise Resource Planning), ces puissants logiciels de gestion permettant de centraliser, coordonner et automatiser tous les processus de travail d’une entreprise ou d’un établissement. En effet, ils peuvent s’adapter aux exigences et aux spécificités d’une structure afin d’offrir une organisation la plus optimale possible. Côté patient comme côté soignants, les bénéfices générés par l’ERP se font ressentir grâce la fiabilité des données qu’il fournit en temps réel. Celles-ci permettent l’anticipation de problèmes, évitent l’erreur humaine, offrent l’accessibilité à des informations capitales sans oublier de les sauvegarder. Mais connaissez-vous réellement les avantages et l’impact, que l’utilisation de ces solutions de pointe peut avoir sur l’industrie de la santé ? 

Récap sur l’ERP, un progiciel qui ne cesse de croître

Avant de se pencher concrètement sur le secteur du médical, redéfinissons ensemble ce qu’est un ERP dans le détail, et les bénéfices que peuvent apporter ses différentes fonctionnalités à une entreprise.

L’ERP, l’allié des entreprises

Dans n’importe quelle catégorie d’industrie, l’ERP peut véritablement bouleverser le contrôle et la production d’une entreprise. Autrement appelé PGI (progiciel de gestion intégrée), il est devenu un incontournable technologique dans le pilotage d’entreprise. En effet, ces logiciels de gestion intégrée permettent de gérer et suivre l’ensemble des informations émanant des différents services d’une entité. D’abord adopté par les multinationales dès sa sortie, il est parvenu au fil du temps à se faire une place de choix et à se rendre indispensable quelque soit la taille des entreprises l’utilisant. 

Il représente malgré tout un chamboulement majeur impactant toute une organisation et de ce fait l’ensemble des intervenants. Il nécessite donc une implication des dirigeants et salariés qui doivent se préparer et être prêt à recevoir le changement. De plus, son installation et l’intégration des différents modules demandent des compétences en développement. Un raccordement mal opéré entre deux modules et c’est toutes les données de votre affaire qui sont impactées et faussées. Le prestataire de ce type de service doit donc être sélectionné avec soin, et il ne vaut mieux pas se risquer à entreprendre l’intégration d’un ERP sans l’aide d’un professionnel. De plus, une formation des équipes est nécessaire pour savoir utiliser correctement ce logiciel de pointe. Cependant, après cette formation et une fois l’outil correctement assimilé par les différents services, l’ERP ne peut que révolutionner le pilotage d’une société.

Pourquoi utiliser un ERP ?

Maintenant que nous avons cerner la place et les enjeux que représentent l’acquisition d’un ERP dans une entreprise, voyons plus en détail comment il intervient et pourquoi l’utiliser. Ce logiciel permet de vous concevoir un projet sur-mesure, ce qui veut dire qu’il s’adapte spécifiquement aux besoins de votre société. Chez Kwantic, sa mise en place se fait par l’intégration de différents modules Odoo, une technologie reconnue pour sa puissance et diversité, préalablement choisis par rapport à votre particularité. Cela, afin de vous apporter une solution répondant à l’intégralité de vos exigences. 

L’ERP tourne autour de 3 grands axes :

➡️  Regroupement, automatisation et visibilité 360 degrés de tous les processus : de la gestion de projet à la finance, de la prospection à la vente de produits, de la commande à la gestion des stocks. Le progiciel vous permet d’agir sur n’importe quel processus, de planifier, de pouvoir en automatiser le suivi et d’avoir une vision d’ensemble de la situation.

Comment l’ERP révolutionne progressivement le pilotage des établissements médicaux

Après avoir rappelé les avantages d’un progiciel pour toute industrie confondue, nous allons maintenant nous pencher sur le monde médical. En effet, les établissements de santé tels qu’un hôpital, un cabinet de soins ou encore un laboratoire pharmaceutique, exigent une traçabilité parfaite des flux ainsi que des données fiables en temps réel. Penchons-nous donc sur ce marché aussi nécessiteux que porteur.

Des nécessités dans le secteur de la santé

Les établissements de santé sont des entreprises à part entière qui requièrent une planification optimale des opérations et processus, tout en devant justifier d’une mise en conformité et d’une traçabilité hors pair. De plus, les prestataires de soins de santé peinent à valider leur double objectif qui est de fournir des soins de haute qualité aux patients, tout en réussissant à réduire les coûts. Car en effet, le monde médical regorge d'imprévus et de rebondissements, et il est donc difficile d’élaborer une planification des dépenses, des stocks, des équipements à réquisitionner.

Les enjeux sont de ce fait considérables dans ce secteur où la vie d’individus peut être en jeu, et il faut faire preuve d'une grande vigilance et d'organisation. En ce sens, le personnel peut parfois vite se sentir dépassé par les nombreux contretemps et peut avoir l’impression de ne plus réussir à gérer la situation. Cela peut entraîner des burn out, de la dépression, mais également des erreurs humaines au sein du système. Heureusement, les fabricants d’ERP ont su cerner les problématiques médicales afin de créer des solutions pouvant optimiser considérablement l’organisation de ces entreprises particulières. En effet, chaque solution est modulable et personnalisable selon les besoins des différents acteurs, et peut également s’adapter à une législation stricte. 

Une réglementation des données sous contrôle

Le RGPD

La protection des données dans le secteur médical fait l’objet d’une attention particulière du côté du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données). En effet, les données médicales sont considérées comme des données sensibles, et sont protégées par un grand nombre de textes de Lois (règlement européen sur la protection des données personnelles, loi Informatique et Libertés, code de la santé publique, etc). Cela, afin d’éviter au maximum la fuite de ces données et respecter la vie privée des patients. En ce sens, par erreur d'inattention ou par mauvaise gestion de ces informations, les sanctions sont vite arrivées.

Les enjeux liés aux dispositifs médicaux

L’industrie médicale et plus particulièrement celle des dispositifs médicaux et leur fabrication, est soumise à de nombreux challenges :

➡️   traçabilité des produits

➡️   cycle de vie produit

➡️   approvisionnement 

➡️   prévisions liées aux facteurs locaux comme internationaux.

La demande mondiale pour ces dispositifs augmente en période de crise, et modifie donc les flux de production et de distribution. C’est notamment ce que nous avons pu constater lors du début de l'épidémie du Covid-19, entraînant une pénurie d’équipements médicaux. Cela impacte la chaîne d’approvisionnement médicale, et l’accessibilité à ce type de biens de santé.

CFR & FDA

Pour commercialiser un dispositif médical aux États-Unis, tous les fabricants internationaux comme locaux doivent acquérir l’autorisation de la FDA (Food and Drug Administration), et être conformes à ses exigences tout au long du processus, concernant la qualité et fiabilité des produits. Pour cela, la FDA a mis en place le CFR (Code des Règlements Fédéraux), un recueil comportant les différentes règles à suivre. Ce code impose entre autres aux professionnels de la santé, de répondre à des critères de conformité concernant le fait de sauvegarder des documents, leur signature électronique, etc. Cela implique également l’inspection et l’accessibilité de leur système informatique.

Cela peut être une source de préoccupations pour de nombreux cadres du secteur de la santé, souvent tracassés par l’arrivée de nouvelles réglementations. En effet, l’industrie médicale doit constamment s’assurer sur la qualité et la provenance de sa chaîne d’approvisionnement, afin de garantir la sécurité des patients et l’intégrité des produits. Heureusement, certains PGI comme Odoo et Sylob sont aujourd'hui en mesure de les couvrir dans cette lourde tâche.

La croissance notoire des progiciels médicaux

D’années en années, l'ERP ne cesse de prendre une place prépondérante dans le domaine médical. En effet, celui-ci permettant l'amélioration des soins des patients tout en réduisant les coûts opérationnels grâce à la technologie, connait aujourd'hui un grand succès auprès de nombreux utilisateurs finaux (hôpitaux , cliniques, établissements courte/longue durée et autres). Et pour cause, ce logiciel permet une véritable fluidification du système tout en fournissant conformité et sécurité, à travers des données claires et accessibles de partout. 

Dans les laboratoires pharmaceutiques, il est également un allié de taille pour être en conformité avec une réglementation scrupuleuse et garantir à leurs clients du monde médical des produits efficaces et sûrs.

Avec cette progression fulgurante, des acteurs clés tels que Odoo, Sylob ou Sage se sont imposés sur le marché afin de mettre au monde des solutions au plus près des besoins d’un établissement de santé, et ainsi proposer des fonctionnalités toujours plus précises et pointilleuses. La prolifération des ERP s’étend même jusqu’au petit cabinet médical, où ils sont utilisés pour simplifier les échanges médecins /patients.

Malgré cette ascension, beaucoup de professionnels de la santé continuent d’utiliser en interne d’anciens dispositifs technologiques, souvent sujets aux bugs et nécessitant l’achat de solutions informatiques coûteuses. L’ERP quant à lui, facilite la gestion des dépenses puisque seuls les modules dont à besoin votre structure sont à votre charge. Son architecture adaptable permet également de suivre l’évolution de votre établissement avec l’ajout ou le retrait des modules.

La multitude de fonctionnalités dédiées au médical

Les fabricants de solutions ERP ont créé une multitude de modules permettant d’améliorer considérablement la qualité des soins destinés aux patients, comme la qualité de travail des professionnels de la santé.

Côté patients, les ERP leur permettent :

➡️   l’accessibilité de leurs rapports et de leur base de données à distance

➡️   de faciliter la planification de consultations et d’examens

➡️   de garantir la disponibilité de leurs informations sur un système.

Côté professionnels, les avantages ne sont pas moindres non plus :

➡️   contrôle des finances

➡️   gain d'efficacité opérationnelle

➡️   amélioration de la sécurité des patients

➡️   renforcement de la fiabilité des données cliniques

➡️   mise en oeuvre de processus de gestion efficaces

➡️   optimiser l’organisation de manière générale

➡️   mise en conformité totale avec les différentes lois

➡️   optimiser les processus de soin de santé dans leur intégralité

➡️   avoir une vision 360 degrés des stocks.

En d’autres termes, cela assure aux prestataires de centraliser toutes les données et processus sur un seul logiciel de gestion, afin d’avoir une vision globale de ce qu’il se passe sur les différents services, et de se dédouaner de certaines tâches fastidieuses pour gagner en efficacité.  L’ERP met aussi en lumière certains problèmes, et permet d’anticiper de futurs. Grâce à lui, les équipes peuvent se consacrer à des tâches considérées comme urgentes telles que la prise en charge et la gestion des patients. 

L’avantage cloud

Le PGI sous cloud, soit un" système informatique dans un nuage" en bon français, permet de stocker ses modules et données sur des serveurs distants accessibles via internet. C’est donc une catégorie d’hébergement qui s’oppose au fait de stocker ses données sur des serveurs internes. Le cloud est plus rentable car il ne nécessite aucune installation physique. De plus, nous constatons que le monde de la santé tend à une augmentation des fusions et des acquisitions d’établissements. Le cloud est la manière la plus efficiente pour une uniformisation des données. Le logiciel sous cloud peut être accessible via tablette, smartphone et ordinateur.

À la quête de la traçabilité

Comme énoncé précédemment, les ERP peuvent permettre de résoudre les problèmes liés à la traçabilité. En effet, par le biais de contrôle de procédures opérationnelles standard et de signatures électroniques, ils peuvent garantir le respect des lois par les fournisseurs, de la fabrication à l’installation. 

Les progiciels de gestion intégrés offrent donc une configuration correspondant aux attentes réglementaires, avec une intelligence et rationalisation dans les procédures. 

Vous opérez dans le médical et vous souhaitez vous adresser à des professionnels compétents concernant la mise en place d'un ERP ? Contactez nous dès maintenant afin que nous discutions ensemble de votre projet.