Le guide pour développer un intranet pour votre entreprise

L’intranet est un outil collaboratif indispensable pour votre entreprise. Il permet de centraliser les informations et de les faire circuler rapidement et facilement. Il s’agit de la vitrine de votre entreprise pour vos collaborateurs. Un intranet efficace doit prendre en compte les objectifs de votre entreprise et les besoins de vos collaborateurs. Découvrez ces principaux bénéfices et utilisations. 

Pourquoi développer un intranet pour votre entreprise ?

Un intranet d’entreprise, c’est quoi ?

Apparu dans les années 90, l’intranet a été créé dans un premier temps pour remplir des fonctions de base comme stocker des données. Ces plateformes ont parcouru beaucoup de chemin pour devenir aujourd’hui interactives et modernes, permettant un échange rapide et efficace des informations en interne. 

Un intranet est essentiellement un réseau privé utilisé au sein d'une entreprise, comme un internet d’entreprise. Il s’agit d’un logiciel ou d’une plateforme en ligne qui nécessite un serveur web pour marcher.

Quelles sont les utilisations principales d’un intranet d’entreprise ?

Un intranet peut avoir de multiples utilisations pour votre entreprise, parmi elles : 

➡️ Stockage et partage des fichiers : tout est rassemblé sur une seule et même plateforme. 

➡️ Publication de communications : la plateforme est utile pour partager aux équipes des actualités sur l'entreprise, des annonces internes ou encore de la veille dans votre domaine.  

➡️ Organisation de réunion (qu'elles soient virtuelles ou non) : un intranet permet de synchroniser l'agenda des collaborateurs. De cette façon, économisez du temps en sachant si une personne est disponible ou non. 

➡️ Enregistrement du temps de travail : afin d’aider dans le suivi du projet, les collaborateurs ont la possibilité d’inscrire le temps qu’ils ont passé à travailler sur chaque projet. 

➡️ Planification de projets et partage de la charge de travail : il peut être utile afin d’organiser le travail d’équipe et ainsi répartir le travail.  

➡️ Programmation de rappels : afin de suivre le développement d’un projet et avoir des deadlines concernant l’avancement. 

➡️ Échange entre les équipes : l’outil parfait pour avoir des discussions informelles grâce à une messagerie interne.

L’intranet 2.0

Ces dernières années, l’intranet a beaucoup évolué grâce aux nouvelles technologies pour devenir une version 2.0, plus moderne. Celui-ci comprend beaucoup plus d’avantages : 

➡️ Favorise l’accès à toutes les informations à distance, parfait pour les entreprises avec télétravail 

➡️ Permet un accès à tous les documents de l’entreprise 

➡️ Entretien l’engagement et l’implication des collaborateurs 

➡️ Propose une interface utilisateur intuitive et personnalisable

La différence entre l’intranet et l’extranet

Que ce soit un extranet ou un intranet, le but des 2 outils est de faciliter la communication, selon les besoins des utilisateurs. Afin de les différencier facilement : 

➡️ L’extranet : il s’agit d’une branche de l’intranet qui donne l’accès à des personnes extérieures à votre entreprise. Cela peut concerner des fournisseurs, des partenaires ou encore des clients. L’extranet leur permettra par exemple de connaître des informations liées à une commande ou pour faciliter une livraison. 

➡️ L’intranet : c’est un réseau privé, accessible seulement à certaines personnes. Il est utilisé par les entreprises pour publier et stocker des informations utiles aux collaborateurs dans leur quotidien. L’intranet sert également aux collaborateurs pour créer et partager des documents de tous types. 

L’enjeu de la page d’accueil

La page d’accueil a une très grande importance dans la création de votre intranet. Elle doit être conçue en fonction des besoins de votre entreprise. Il doit indiquer les informations les plus importantes et pertinentes du moment interne à l’entreprise. 

Vous pouvez également faire en sorte qu’elle soit personnalisable pour chaque collaborateur afin qu’il y ajoute les accès rapide aux fonctionnalités et dossiers qu’ils utilisent le plus. 

Les bénéfices d’un intranet d’entreprise

Augmentation de la productivité

Grâce à un intranet d’entreprise, l’augmentation de la productivité a une influence sur la réduction des coûts et la hausse des bénéfices. La productivité va se retranscrire via : 

➡️ Un gain de temps dans la recherche de documents et d’informations 

➡️ Une gestion du temps plus fluide lors des réunions

➡️ Un travail d’équipe plus efficace

➡️ Une meilleure organisation des procédures administratives

➡️ Des communications plus faciles via un chat 

Un gain de temps

L’intranet d’entreprise permet un gain de temps. En effet, il sert à réduire le nombre de déplacements physiques entre plusieurs entités d’une entreprise, de réduire la durée des réunions et de la recherche de d’informations et de documents.  Il peut également être utile pour planifier des temps d’échange ou de travail sur un projet et répartir la charge de travail entre les collaborateurs. 

L’engagement des collaborateurs

Des collaborateurs engagés dans leur propre travail est essentiel et va favoriser les objectifs de l'entreprise. Plus un collaborateur est engagé, plus il sera productif et force de propositions. 

L’intranet va permettre à vos collaborateurs de : 

➡️ Prendre en compte les contenus et les avis via des articles, des posts, des commentaires ou encore des likes 

➡️ Se sentir valorisés grâce à des formations ou des programmes de récompenses 

➡️ Avoir un espace ludique et interactif pour échanger au mieux au sein et entre les équipes avec des sondages, des quizs, des chats ou la création d’événements en ligne

➡️ Communiquer sur les objectifs de l’entreprise et les suivre en temps réel

Favorisation du télétravail

Votre intranet sera un outil indispensable pour vos collaborateurs en télétravail. À tout moment et de n’importe où, ils auront la possibilité de se connecter et d’avoir accès aux mêmes informations que le reste des équipes. 

Gestion du stockage en ligne

Un des avantages d’un intranet dit cloud est un stockage des fichiers et des données sécurisé, flexible et rapide. Celui-ci permet spécialement : 

➡️ Un gain de temps pour accéder aux fichiers

➡️ La conservation de tous les documents dans un seul et même endroit 

➡️ La facilité de recherche pour retrouver un document rapidement 

Un outil CMS

L’intranet est en réalité un CMS, aussi appelé système de gestion de contenu. Ainsi, il doit être optimisé pour offrir une bonne expérience utilisateur en internet et contenir la possibilité de rédiger tous types de contenus (articles, posts, rapports, informations, communiqués de presse), la possibilité d’interagir (commentaires, likes, partages) et aussi la possibilité d’intégrer des images, des vidéos ou encore des sondages.

100% personnalisable

L’objectif de cet outil sur-mesure est de répondre aux besoins de l’entreprise, quelle que soit sa taille. Un intranet a la particularité d’être 100% personnalisable aux couleurs et au design de votre entreprise afin de renforcer votre image de marque.

Il peut également évoluer au fur et à mesure que votre entreprise se développe en y ajoutant de nouvelles fonctionnalités et en enlevant certaines devenus obsolètes.

Un réseau social interne

L’intranet 2.0 comprend un réseau social interne à l’entreprise qui joue un rôle important pour les collaborateurs et fait en sorte de les impliquer au mieux. 

Cette fonctionnalité a pour avantage d’encourager les collaborateurs à utiliser l’intranet et permet donc : 

➡️ l’amélioration de leur implication 

➡️ l’incitation à interagir ensemble

➡️ un sentiment d’appartenance à une équipe

➡️ la construction de relations de travail 

Pour une grande entreprise, ce réseau social est également un bon moyen pour les collaborateurs de rencontrer tous leurs collègues. Créez donc un profil pour chacun d’entre eux avec des informations utiles comme leur expertise, leurs qualifications, leur poste ou encore les langues qu’ils parlent. 

Les questions à se poser avant de créer un intranet d’entreprise

Pourquoi vous avez besoin d’un intranet ?

La première étape dans la processus de création est de définir vos raisons, les bénéfices que vos collaborateurs vont en retirer ainsi que les fonctionnalités essentielles à ajouter. 

Un intranet est important pour les services ou les équipes travaillant ensemble sur des projets. De ce fait, chaque collaborateur pourra interagir et joindre ses connaissances avec les autres membres de l’équipe.

Qui va l’utiliser ?

Il est important de définir en amont qui aura accès à l’intranet ainsi que les différents niveaux d’accès. Vous pouvez rendre certains fichiers ou dossiers accessibles à seulement une partie de vos équipes. 

Comme vu précédemment, cela s’applique aussi aux possibles accès externe pour des clients, fournisseurs ou partenaires. Ces collaborateurs externes auront accès aux informations nécessaires et pertinentes pour eux. 

Afin que chacun puisse comprendre comment utiliser l’intranet, fournissez un guide explicatif. 

Quel contenu y mettre ?

Identifier les contenus à intégrer à votre intranet d’entreprise. Le CMS doit être facile à utiliser, logique et les informations doivent être trouvables rapidement. Il peut par exemple contenir des communications internes à l’entreprise. 

Attention, le contenu doit être mis à jour et alimenté régulièrement pour devenir un véritable réflexe pour les collaborateurs. 

Comment améliorer son intranet d’entreprise ?

Afin d’améliorer au mieux votre intranet d’entreprise, 2 éléments ne doivent pas être négligés : 

➡️ Impliquez vos collaborateurs

L’intranet est destiné à être utilisé par vos équipes et regroupe tous les outils de communication nécessaire pour faire leur travail efficacement. 

➡️ Concentrez-vous sur l’expérience utilisateur

L’expérience utilisateur doit être placée au cœur de votre stratégie. Celui-ci peut être personnalisé avec autant de fonctionnalités différentes que nécessaires. L’objectif de l’intranet est d'offrir une véritable expérience à vos collaborateurs personnalisée, agréable, fluide et intuitive. 

L’intranet 2.0 est optimisé afin d’offrir à vos collaborateurs une expérience unique et est essentiel pour améliorer l’engagement. 

Vous souhaitez créer un intranet pour votre entreprise mais ne savez pas à qui confier votre projet ? Contactez dès maintenant notre équipe d’experts afin d’en discuter.